問い合わせへの回答や日程調整など、メールの返信文を考えることに時間がかかっていませんか。伝える内容は決まっていても、失礼のない言い回しや文章の順番で迷うことがあります。
ChatGPTを使えば、相手との関係、返信の目的、確定している事実などを伝えて、メール返信の下書きを作れます。毎回ゼロから文章を考える負担を減らし、別の表現を比較することも可能です。
ただし、受信メールをそのまま貼り付けて、返ってきた文章を確認せず送る方法はおすすめしません。顧客情報を伏せ、日程・金額・固有名詞・約束の内容を人が確認する工程が必要です。ChatGPTには返信案の下書きを任せ、事実確認と送信は人が担当します。
この記事では「ChatGPT メール 返信 プロンプト」を探している方に向けて、コピペできる基本形1つと、問い合わせ・日程調整・断り・お詫びに使う4つの実例を紹介します。自分の状況に合わせて書き換える7つの入力情報、実際の返信例、送信前の確認項目も順に確認できます。AIへ丸投げしても効率化しにくい理由は、AIで効率化できない原因と改善方法でも解説しています。
取得資格
- SEO検定1級
- SEOマーケティングアドバイザー
2020年からブログを始めて、エンタメ系のジャンルは約1年で月間10,000PVほど。2021年にWebライターとして独立しSEOメディア運用ディレクターとして現在も活動中。田舎に戻りHP製作やSNS運用マーケティング支援なども対応。
ChatGPTのメール返信プロンプトに入れる7つの情報
返信案の精度を上げるには、受信メールの全文よりも、返信に必要な条件を整理することが大切です。次の7項目を埋めてからChatGPTへ依頼します。
OpenAIの公式ガイドでも、プロンプトは明確かつ具体的にし、必要な文脈を渡すこと、最初の回答を見て指示を調整することが案内されています。「丁寧に返信して」だけで終わらせず、相手、目的、含める内容、文体まで伝えるのが基本です。OpenAI「Prompt engineering best practices for ChatGPT」
| 項目 | 伝える内容 | 例 |
|---|---|---|
| 相手との関係 | 新規客、既存客、取引先、社内など | 初めて問い合わせをくれた見込み客 |
| 返信の目的 | 回答、日程確定、断り、お詫びなど | 打ち合わせ候補日を提示する |
| 受信内容の要点 | 相手が知りたいことや依頼 | 料金と開始時期を知りたい |
| 確定している事実 | 正しい日付、金額、条件 | 初回相談は60分、オンライン |
| 必ず含める内容 | 回答、次の行動、期限 | 希望日時を一つ選んでもらう |
| 含めない内容 | 未確定情報、過剰な約束 | 割引を約束しない |
| 文体・出力形式 | 丁寧さ、長さ、件名、署名 | 丁寧だが堅すぎない、300字以内 |
この7項目が決まっていれば、受信文を丸ごと入力しなくても返信案を作れます。相手の名前や会社名は「顧客A」「取引先B」のように置き換えて構いません。
特に重要なのは「確定している事実」と「含めない内容」です。ChatGPTが自然な文章を作っても、未確定の納期や値引きを確定事項のように書けば、業務上の問題につながります。
コピペできる基本プロンプト1選｜入力例と返信例つき
ここでは、どの返信にも使いやすい基本形を紹介します。次の順で確認してください。
- 基本プロンプトの空欄を埋める
- 架空の日程調整メールで出力を確認する
- 情報が足りない場合は推測させず、質問を返してもらう
基本プロンプト
以下をコピーし、【】の中を自分の状況に合わせて書き換えてください。
以下の条件で、受信メールへの返信案を作ってください。
【相手との関係】
【返信の目的】
【受信内容の要点】
【確定している事実】
【必ず含める内容】
【含めない内容・避けたい表現】
【文体・長さ】
【出力形式】件名、本文の順で出力してください。
条件にない日程、金額、サービス内容は推測しないでください。返信に必要な情報が足りない場合は、文章を作る前に不足項目を質問してください。「丁寧なメールにして」だけでなく、返してよい情報の範囲まで指定するのがポイントです。
日程調整メールの入力例と返信案
架空の打ち合わせ依頼を使って試してみます。
【相手との関係】既存の取引先
【返信の目的】オンライン打ち合わせの日程候補を伝える
【受信内容の要点】来週打ち合わせができるか確認された
【確定している事実】候補は〇月10日10時、〇月11日14時、所要時間は30分、オンライン
【必ず含める内容】都合のよい候補を一つ選んでもらう
【含めない内容・避けたい表現】確定していない会議URLは書かない
【文体・長さ】丁寧だが堅すぎない、250字以内
【出力形式】件名、本文返信案は、次のような形になります。
件名：オンライン打ち合わせの日程について 〇〇様 ご連絡ありがとうございます。来週のオンライン打ち合わせにつきまして、以下の時間であれば対応可能です。 ・〇月10日 10:00〜 ・〇月11日 14:00〜 所要時間は30分程度を予定しております。ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。 どうぞよろしくお願いいたします。
このまま送信するのではなく、元の依頼に回答できているか、日付と曜日が一致しているか、会議URLを別途送る必要があるかを確認します。
足りない情報は推測せず質問させる
返信に必要な料金や納期が決まっていない場合、ChatGPTに埋めさせてはいけません。基本プロンプトの最後に「不足項目を質問してください」と加えておくと、下書きを作る前に確認事項を出してもらえます。
回答できない項目は「現在確認中です。〇日までに改めてご連絡します」のように、現時点で確定している対応だけを伝えます。自然な文章よりも、事実を勝手に補わないことを優先してください。
場面別｜ChatGPTのメール返信プロンプト4選
基本プロンプトを毎回すべて書くのが難しい場合は、用件別の短いテンプレートから始められます。ここでは次の4場面を扱います。
- 問い合わせへ回答する
- 日程候補を提示する
- 依頼を丁寧に断る
- ミスを認めてお詫びする
問い合わせへ回答する
新規のお客様から【質問内容】について問い合わせがありました。確定している回答は【回答】です。返信メールを、丁寧だが専門用語を使いすぎない文体で作ってください。【未確定事項】は推測せず、確認中であることを伝えてください。最後に【次の行動】を案内してください。件名と本文を出力してください。複数の質問がある場合は、質問と回答を番号で対応させると回答漏れを確認しやすくなります。
日程候補を提示する
既存の取引先から打ち合わせの依頼がありました。候補日時は【候補1】【候補2】【候補3】、所要時間は【時間】、方法は【オンライン・訪問など】です。相手に候補を一つ選んでもらう返信メールを作ってください。日付や曜日は変更せず、会議URLは書かないでください。候補日時をAIに考えさせず、自分のカレンダーで確認した日時だけを渡します。タイムゾーンが関係する場合は、日本時間などの基準も書きます。
依頼を丁寧に断る
取引先から【依頼内容】を依頼されましたが、【断る理由】のため対応できません。感謝を先に伝え、曖昧に期待を持たせず、今後の関係を損ねにくい返信文を作ってください。代替案として伝えてよいのは【代替案】だけです。新しい条件は提案しないでください。断りのメールでは、できないことを曖昧にすると再確認のやり取りが増えます。対応できない範囲と、提案できる代替案を分けて伝えます。
ミスを認めてお詫びする
当方の【ミスの内容】についてお詫びするメールを作ってください。確認できている事実は【事実】、現在の対応は【対応】、次回連絡は【日時】です。責任の所在や補償内容を推測せず、事実と対応を簡潔に伝えてください。過度に軽い表現は避けてください。クレーム、契約、返金、補償に関わる内容は、AIが作った文章だけで判断せず、責任者や専門部署の確認を受けます。
ChatGPTでメール返信を作る5ステップ
実務では、プロンプトを入力する前後の工程まで決めておくと、情報漏れや誤送信を防ぎやすくなります。
- 入力してよい情報だけを選ぶ
- 受信内容と返信方針を要約する
- 基本プロンプトで返信案を作る
- 違和感を具体的に伝えて修正する
- 原文と照合してから送信する
1. 入力してよい情報だけを選ぶ
受信メールから、氏名、メールアドレス、電話番号、住所、顧客番号、未公開の金額、契約情報などを分けます。返信案の作成に不要な情報は入力しません。
相手を識別する必要がない場合は「顧客A」「取引先B」に置き換えます。
2. 受信内容と返信方針を要約する
受信文をそのまま貼る代わりに、「料金と開始時期を質問されている」「料金は確定、開始時期は確認中」のように要点をまとめます。
この作業によって、自分でも回答すべき内容と未確定事項を確認できます。
3. 基本プロンプトで返信案を作る
7つの情報を入れた基本プロンプトを使います。最初から完璧な文章を求めず、まず一案を出してもらいます。
出力形式を件名と本文に固定すると、メールへ転記しやすくなります。
4. 違和感を具体的に伝えて修正する
「もう少し自然に」だけではなく、「冒頭の感謝は残す」「結論を先にする」「お詫びを軽くしない」「150字以内にする」のように、変更点を指定します。
OpenAIの公式ガイドでも、最初の回答を確認し、文脈の追加や言葉の調整を繰り返す方法が推奨されています。一度で完成させようとせず、必要な部分だけ直します。
5. 原文と照合してから送信する
受信メール、確定事項、ChatGPTの返信案を並べて確認します。質問へすべて答えているか、存在しない条件を加えていないかを見ます。
最後は人が宛先、CC、添付ファイルまで確認し、自分の責任で送信します。
ChatGPTで作ったメールを送る前の7項目
文章が丁寧でも、日付や金額が違えば業務メールとしては使えません。送信前に、次の表を上から確認します。
| 確認項目 | 確認する内容 | よくある見落とし |
|---|---|---|
| 宛名・会社名 | 相手の表記、敬称、漢字 | 仮名のまま、別の会社名 |
| 回答漏れ | 相手の質問すべてに答えたか | 複数質問の一部だけ回答 |
| 日付・時間 | 日付、曜日、時間、タイムゾーン | 日付と曜日の不一致 |
| 金額・数量 | 税込・税別、単位、対象範囲 | AIが桁や条件を補う |
| 約束・条件 | 納期、値引き、対応範囲 | 未確定事項を断定 |
| 文体・関係性 | 丁寧さ、距離感、謝意 | 新規客にくだけすぎる |
| 署名・添付・宛先 | 署名、添付、To・CC | 添付忘れ、誤送信 |
特に、AIが追加した一文に注意してください。「すぐに対応します」「問題ありません」「特別に割引します」など、入力していない約束が含まれていないか確認します。
チェックを毎回同じ順番で行うと、返信時間を短くしながら確認品質を保ちやすくなります。
ChatGPTへ顧客情報を入れずにメール返信を相談する方法
仕事のメールには、個人情報や営業秘密が含まれることがあります。便利だからといって、受信文を無条件にChatGPTへ入力してよいわけではありません。
- 受信文を丸ごと貼らず、要点と仮名に置き換える
- 会社のルールとChatGPTの設定を確認する
- AIに送信の最終判断を任せない
受信文を丸ごと貼らず、要点と仮名に置き換える
返信文に必要なのは、相手の氏名やメールアドレスではなく、質問内容、確定事項、返信方針です。固有名詞を一般名へ置き換え、金額も必要な場合だけ使います。
たとえば「株式会社〇〇の田中様から、Aサービスの契約番号123について問い合わせ」ではなく、「既存顧客から、利用中サービスの契約内容について問い合わせ」と要約できます。
入力する情報を減らしても作れる返信は、少ない情報で作るのが基本です。
会社のルールとChatGPTの設定を確認する
個人のChatGPTワークスペースでは、設定から新しい会話をモデル改善へ使わないよう変更できます。Business、Enterprise、Eduなどは、入力と出力がモデル学習に使われない設定が標準です。OpenAI「What if I want to keep my history on but disable model training?」
ただし、設定を変更すれば、あらゆる顧客情報を入力してよいという意味ではありません。所属先のAI利用規程、顧客との契約、秘密保持義務、使用アカウントの管理方法を確認してください。
AIに送信の最終判断を任せない
返信の相手、金額、契約、納期、補償などは、事業者側が責任を持って判断する内容です。ChatGPTには下書きや確認観点の整理を任せても、送信可否まで任せません。
誤りの影響が大きいメールは、上司、責任者、法務・経理など、内容に応じた確認者へ回します。
ChatGPTのメール返信プロンプトに関するよくある質問
ここでは、ChatGPTでメール返信を作るときによくある疑問に答えます。
- 無料版でも使えるか
- 受信メールを全文貼ってよいか
- メールを自動送信できるか
- 英語の返信も作れるか
- プロンプトを毎回入力する必要があるか
- 無料版でもメール返信を作れますか？
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通常のチャットで条件を伝え、返信案を作る使い方は無料版から試せます。ただし、利用できるモデルや回数などの条件は変更される可能性があります。最新情報はOpenAI公式のプラン案内で確認してください。
- 受信メールを全文貼り付けてもよいですか？
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顧客情報や機密情報が含まれる可能性があるため、全文を無条件に貼る方法はおすすめしません。氏名、連絡先、住所、契約情報などを除き、質問の要点と返信に必要な確定事項へ置き換えます。所属先のルールも確認してください。
- ChatGPTからメールを自動送信できますか？
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本記事で紹介しているのは、通常のチャットで返信案を作り、人がメールソフトへ反映して送信する方法です。自動送信やメールサービスとの連携は扱っていません。誤送信を防ぐためにも、最初は下書き作成に限定する方が確認工程を残せます。
- 英語の返信メールも作れますか？
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英語の返信案も作れます。相手との関係、目的、英語の難易度、地域、丁寧さを指定し、日本語訳も一緒に出してもらうと確認しやすくなります。契約や専門用語を含む場合は、英語に詳しい人の確認を受けてください。
- プロンプトを毎回入力する必要がありますか？
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毎回変わる受信内容と確定事項は入力が必要です。一方、文体、署名、出力形式、確認項目は共通テンプレートとして保存できます。最初に基本形を作り、用件に応じて必要な箇所だけ差し替えましょう。
まとめ｜ChatGPTのメール返信プロンプトは下書きに使う
ChatGPTでメール返信を作るときは、受信文をそのまま渡すのではなく、相手との関係、返信の目的、確定事項、含める内容、避けたい表現を整理します。
AIには、文章の順番、敬語、言い換え、短縮を任せられます。ただし、日付、金額、契約条件、納期、補償、宛先、添付ファイルの確認と、送信の最終判断は人が行います。
まずは顧客情報を使わず、架空の問い合わせで基本プロンプトを試してください。一度出力を見ると、自分の仕事ではどの情報を渡せばよいか、どの表現を人が直すべきかが具体的にわかります。
仕事で使うAIの学び方全体を整理したい方は、AIを独学するロードマップも参考にしてください。別の小さな業務から試したい場合は、ChatGPTでスプレッドシート関数を作る方法も実践例になります。
下書きはChatGPT、事実確認と送信は人。この役割を決めてから、一通分の返信案を作ってみましょう。