シフト管理表はスプレッドシートで作る｜作り方の基本ステップとテンプレートの考え方

紙のシフト表や、口頭・LINEグループでのシフト管理は、スタッフが増えるほど「言った言わない」の確認や、集計のやり直しが増えていきます。かといって、高機能なシフト管理システムを導入するほどの規模ではない、という個人事業主・少人数の事業者も多いはずです。

そこで役立つのが、Googleスプレッドシート・Excelでのシフト表です。この記事では、レイアウトの設計から、日付・曜日の自動化、勤務時間の集計、複数人での共同編集の注意点まで、作り方の基本ステップを解説します。

シフト管理をスプレッドシートで効率化するとはどういうことか

紙のシフト表や口頭でのシフト管理には、次のような困りごとが起こりがちです。

• 誰がいつ休みだったか、後から確認しづらい
• 変更が口頭で伝わり、記録が残らない
• 月末の勤務時間集計を手作業でやり直している

スプレッドシートに置き換えると、シフトの内容が1つの表に集約され、誰が見ても同じ情報を確認できるようになります。集計も関数で自動化できるため、手作業でのミスや二度手間を減らせます。

高機能な有料のシフト管理システムは便利ですが、月額費用がかかり、少人数の事業者にはオーバースペックになることもあります。まずは無料で使えるスプレッドシートから始め、必要になった段階で専用システムを検討するという順番でも遅くはありません。

GoogleスプレッドシートとExcelどちらを選ぶか

シフト表をどちらのツールで作るかは、次の観点で選ぶとよいでしょう。

• 複数人での同時編集や、スマホからの確認をしたいならGoogleスプレッドシート
• すでに社内でExcelを使い慣れている、ネット環境に不安があるならExcel

Googleスプレッドシートは、共有を許可したスタッフが同じファイルにアクセスでき、スマホから休み希望を入力してもらう使い方にも向いています。Excelも対応する環境では共同編集ができ、デスクトップ版ならオフラインでの作業にも対応できます。社内の契約・共有環境と使い慣れた道具に合わせて選びましょう。

どちらを選んでも、この記事で紹介する基本的な考え方（レイアウト・自動化・集計）は共通しています。まずは、今の職場で使い慣れている方から始めて問題ありません。両者の違いをもう少し詳しく比べたい場合は、ExcelとGoogleスプレッドシートの違いで解説しています。

シフト表の基本レイアウトを設計する

シフト表の基本レイアウトは、次のようにシンプルに組むのがおすすめです。

• 1行目：日付（1日、2日、3日…）
• 2行目：曜日（月、火、水…）
• 1列目：スタッフ名
• 各セル：勤務区分（早番・遅番・休みなど）を入力する

まずは1ヶ月分の表を1つのシートにまとめる形から始めましょう。行と列が交差するセルに勤務区分を入力していくだけで、誰がいつ働くのかが一覧できる表になります。複雑な機能を最初から詰め込まず、まずはこのシンプルな形を作ることを優先してください。

日付と曜日を自動化して入力の手間を減らす

毎月シフト表を作り直すたびに、日付や曜日を手入力していると、それだけで時間がかかってしまいます。次のように自動化しておくと、月が変わっても入力の手間がほとんどかかりません。

• 月初の日付を1つ入力すれば、残りの日付は数式で自動的に加算されていくようにする
• 日付から曜日を自動で表示する数式を設定する
• 土日や祝日を自動的に色分けする設定を加えると、休日が視覚的にわかりやすくなる

一度この仕組みを作っておけば、翌月以降は月初の日付を1つ変えるだけで、シフト表の骨組みが自動的にできあがります。

勤務区分を記号やプルダウンで統一する

「早番」「遅番」「休み」といった勤務区分は、人によって「早」「早番」「AM」のように表記がばらつきがちです。表記がばらつくと、後で集計するときに正しく数えられなくなります。

これを防ぐために、次のような工夫が有効です。

• 記号（◯・△・休など）で勤務区分を統一する
• 入力規則（プルダウン）を設定し、決まった選択肢からしか選べないようにする

表記を統一しておくことで、誰が入力しても同じ意味に読める表になり、次に説明する自動集計も正しく機能するようになります。

なお、「プルダウンで勤務区分を選んだら、別のセルに対応する勤務時間も自動で入るようにしたい」という要望もよく聞きます。これは関数で対応できます。例えば「早番を選んだら開始時刻と終了時刻が入る」という形にしておけば、入力の手間がさらに減ります。この種の関数は自分で組まなくても、やりたいことを言葉で説明すればAIに作ってもらえます。

勤務時間・人数を自動で集計する

シフト表を作る目的の一つは、月末の勤務時間や人数の集計をラクにすることです。関数を使えば、次のような集計を自動化できます。

• スタッフ1人あたりの勤務日数・勤務時間の合計
• 日ごとの出勤人数の合計（人手が足りない日に気づきやすくなる）

これらの集計を手作業で数え直している状態だと、シフト表を作ること自体が負担になり、続けにくくなります。関数で自動化しておくことが、シフト管理表を使い続けられるかどうかの分かれ目になります。

複数人で共同編集するときに気をつけること

複数人で共同編集する場合は、誰がどこを変更するかを先に決めておきましょう。次の点に気をつけると、トラブルを防ぎやすくなります。

• 誰がいつ編集したかを、変更履歴の機能で確認できるようにしておく
• スタッフ本人が入力してよい範囲（自分の休み希望欄など）と、管理者しか編集できない範囲を分けておく
• 誤って他の人のシフトを消してしまわないよう、必要に応じて入力できるセルを制限する

これらの設定は、共同編集を始める前に一度決めておくと、後からのトラブルを防ぎやすくなります。

関数作成にAIを活用する場合の考え方

勤務時間の集計関数や、日付の自動化の数式を自分で組むのが難しい場合、AIに関数を作ってもらうという選択肢もあります。「やりたいこと」を文章で伝えるだけで、必要な数式を提案してもらえます。

ただし、シフト管理表を作るうえで、全部をAI化する必要はありません。関数作成など、自分で組むのが難しい一部の場面でだけAIを使えば十分です。具体的な依頼の仕方は、ChatGPTでスプレッドシート関数を作る方法で紹介しています。

シフト管理表に関するよくある質問

ここでは、シフト管理表をスプレッドシートで作るときによくある疑問へ答えます。

• テンプレートはどこかにありますか？
• 何人規模まで、この作り方で対応できますか？
• スマホからでもシフトの確認・入力はできますか？

テンプレートはどこかにありますか？

汎用のテンプレートを探すよりも、この記事で紹介した基本レイアウト（日付・曜日・スタッフ名・勤務区分）を自分たちの職場に合わせて一から組む方が、後の集計や運用がしやすくなります。既存テンプレートを使う場合も、勤務区分の表記や集計方法が自社の運用と合っているかを確認してください。

何人規模まで、この作り方で対応できますか？

人数だけでは決まりません。勤務区分の数、休み希望の量、店舗間の応援、変更頻度によって管理の難しさが変わります。表を確認・更新する負担が大きくなったら、専用システムも検討してください。

スマホからでもシフトの確認・入力はできますか？

Googleスプレッドシートであれば、スマホのアプリからも確認・入力ができます。スタッフ本人に休み希望を入力してもらう場合は、入力してよい範囲をあらかじめ決めておくと安心です。

まとめ｜まずは最小限のシフト表から始める

シフト管理表は、最初から完璧な形を目指す必要はありません。まずは日付・曜日・スタッフ名・勤務区分だけのシンプルな表を作り、使いながら自動化や集計の関数を追加していけば十分です。

これは、中小企業のDXは何から始める？で紹介した「小さく・すぐ効く・全員が使う」という考え方の一例でもあります。まずは自社のシフト管理を、スプレッドシートに置き換えるところから試してみてください。