請求書管理表の作り方｜未入金を見逃さないスプレッドシートの作り方

請求書を発行するたびに個別のファイルで管理していたり、入金確認をメモや記憶に頼っていたりすると、「あの請求書、もう入金されたっけ」という確認に毎回時間がかかってしまいます。取引先が増えるほど、この確認の手間と、未入金を見逃すリスクは大きくなっていきます。

この記事では、請求書の発行状況・入金状況を1つの表で管理する方法を、必要な項目の決め方から、未入金を自動で見つける工夫、複数人で管理するときの注意点まで解説します。

請求書管理表が必要になる理由

請求書を発行日ごとのファイルや、取引先ごとのフォルダで個別に管理していると、次のような困りごとが起こりがちです。

• どの請求書が発行済みで、どれが未発行か一覧できない
• 入金確認をメモや記憶に頼っており、確認漏れが起きる
• 同じ取引先に二重に請求してしまう、あるいは請求を忘れてしまう

これらは、請求書1件1件を個別のファイルとして管理していることが原因です。すべての請求書を1つの表にまとめることで、発行状況と入金状況を一目で確認できるようになり、未入金の見逃しを防ぎやすくなります。

請求書管理表に必要な基本項目

請求書管理表には、最低限、次の項目を用意しておくと管理しやすくなります。

• 請求書番号
• 発行日
• 取引先名
• 金額
• 支払期限
• 入金確認日
• 備考

この7項目があれば、「いつ・誰に・いくら請求し、いつまでに・いつ入金されたか」を1行で確認できるようになります。まずはこの基本項目だけの表を作り、必要に応じて項目を追加していく形で問題ありません。

請求書番号のつけ方のルールを決める

請求書番号は、後から特定の請求書を探しやすくするための重要な項目です。次のように、日付と連番を組み合わせたルールを決めておくと、検索や並び替えがしやすくなります。

• 発行年月＋連番（例：2026年9月の1件目であれば「202609-01」など）
• 取引先ごとに番号を分けず、発行順の通し番号にする

一度ルールを決めたら、途中で変更せずに運用を続けることが、後から見返しやすい管理表を保つポイントです。

未入金を自動で見つけられるようにする

請求書管理表を作る一番の目的は、未入金を見逃さないようにすることです。次のような工夫で、未入金を自動的に目立たせることができます。

• 「支払期限」を過ぎているのに「入金確認日」が空欄の行を、条件付き書式で色付けする
• 表を「支払期限」の昇順で並び替え、期限が近い順に確認できるようにする

この仕組みを作っておけば、表を開いた瞬間に「対応が必要な請求書」が視覚的にわかるようになり、確認漏れを防ぎやすくなります。

月ごと・取引先ごとに集計する

請求書管理表がたまってくると、次のような集計もしたくなります。

• 月ごとの請求金額の合計
• 取引先ごとの請求金額・入金状況の合計

これらは、関数を使えば管理表のデータから自動的に集計できます。手作業で月ごとに集計し直す必要がなくなり、売上の把握もしやすくなります。

複数人で管理するときに気をつけること

経理担当者以外のスタッフも請求書管理表に関わる場合、次の点に気をつけておくとトラブルを防ぎやすくなります。

• 誰がどの範囲を入力してよいか、あらかじめ決めておく（発行担当者は新規行の追加のみ、入金確認は経理担当者のみ、など）
• 金額や請求書番号など、誤って書き換えられたくない列は保護しておく
• 誰がいつ編集したかを、変更履歴の機能で確認できるようにしておく

これらの設定を最初に決めておくことで、複数人で使っても表の信頼性を保ちやすくなります。

インボイス制度・税務については専門家に確認する

この記事で紹介しているのは、あくまで請求書の発行状況・入金状況を管理する表の作り方です。インボイス制度で求められる記載要件や、税務上の処理については、制度の変更や個別の事業状況によって扱いが異なるため、この記事の範囲では扱いません。判断が必要な場合は、税理士等の専門家に確認してください。

関数作成にAIを活用する場合の考え方

未入金を色付けする条件付き書式の設定や、月ごとの集計関数を自分で組むのが難しい場合、AIに作り方を聞くという選択肢もあります。「やりたいこと」を文章で伝えるだけで、必要な数式や設定方法を提案してもらえます。

ただし、請求書管理表を作るうえで、全部をAI化する必要はありません。関数作成など、自分で組むのが難しい一部の場面でだけAIを使えば十分です。具体的な依頼の仕方は、ChatGPTでスプレッドシート関数を作る方法で紹介しています。

請求書管理表に関するよくある質問

ここでは、請求書管理表を作るときによくある疑問へ答えます。

• 会計ソフトを使っている場合でも、この管理表は必要ですか？
• 取引先の数が多い場合はどうすればよいですか？
• テンプレートはどこかにありますか？

会計ソフトを使っている場合でも、この管理表は必要ですか？

会計ソフトで請求書を発行・管理できる場合は、そちらを主に使って問題ありません。この記事で紹介した考え方は、会計ソフトを導入する前や、簡易的な管理で十分な事業規模の方に向けています。

取引先の数が多い場合はどうすればよいですか？

取引先が多くなっても、基本的な考え方は同じです。取引先名の列でフィルターをかけられるようにしておくと、特定の取引先の請求状況だけを確認しやすくなります。

テンプレートはどこかにありますか？

汎用のテンプレートを探すよりも、この記事で紹介した基本項目（請求書番号・発行日・取引先名・金額・支払期限・入金確認日・備考）を自分たちの運用に合わせて一から組む方が、後の集計や確認がしやすくなります。

まとめ｜まずは発行と入金の記録から始める

請求書管理表は、最初から高度な集計を目指す必要はありません。まずは「発行日」と「入金確認日」を記録するところから始め、慣れてきたら未入金を目立たせる工夫や、集計の関数を追加していけば十分です。

同じような考え方は、シフト管理表はスプレッドシートで作るでも紹介しています。これらは、中小企業のDXは何から始める？で紹介した「小さく・すぐ効く・全員が使う」という考え方の一例でもあります。まずは自社の請求書管理を、スプレッドシートに置き換えるところから試してみてください。

なお、ExcelとGoogleスプレッドシートのどちらで作るか迷う場合は、ExcelとGoogleスプレッドシートの違いを先に確認してください。管理表がたまってきたら、請求書へ毎回転記している項目を洗い出すと、次に減らせる手作業が見えてきます。