請求書をエクセルで自動作成する｜手作業を4工程に分けて減らす方法

毎月、売上データを見ながら請求書へ転記する。取引先ごとに絞り込んで、テンプレートに打ち込んで、PDFにして送る。この一連の作業を「ボタン一つ」で終わらせたい、と考えたことがある方は多いはずです。

ただ、いきなり全自動を目指すと難易度が高く、途中で止まりがちです。請求書作成を4つの工程に分ければ、減らせるところから順に手をつけられます。

「ボタン一つで全部」を目指すと挫折しやすい

管理データから請求書を一発で発行したい、という要望はよく聞きます。実際にそこまで作り込むこともできますが、最初の目標に置くと、仕組みが複雑になりすぎて完成しないまま終わることが少なくありません。

現実的なのは、工程を分けて、手前から減らしていく進め方です。全工程が自動化されていなくても、手作業の時間は確実に減ります。

請求書作成を4つの工程に分ける

毎月の請求書作成は、次の4工程に分解できます。

工程	内容	自動化しやすさ
①データを集める	売上・作業実績を1か所にためる	仕組みより運用の問題
②請求先ごとに絞る	取引先・締め日ごとに抽出する	しやすい
③請求書の形に流し込む	テンプレートへ反映する	しやすい
④PDF化して送る	出力・送付する	しやすいが確認は残したい

以降で、それぞれの工程を見ていきます。

工程①｜データを集める

いちばん重要なのがここです。売上や作業実績が1か所にたまっていれば、以降の工程は一気に楽になります。

逆に、元データが手帳のメモ、案件ごとの個別ファイル、メールの履歴などに散らばっている状態だと、後工程をどれだけ自動化しても、集める部分の手作業が残り続けます。

この工程は、仕組みを作るというより運用を決める話です。どこに何を記録するかを固定してください。管理表そのものの作り方は、請求書管理表の作り方で解説しています。

工程②｜請求先ごとに絞る

多くの方が、オートフィルタで取引先を選び、表示された分をコピーする、という手作業をしています。ここは関数で自動的に抽出する形に変えられます。

注意したいのが締め日です。取引先によって月末締め、20日締めと分かれている場合、締め日の項目を管理表に持たせておくと、抽出の条件として使えます。締め日が頭の中にしかない状態だと、この工程は自動化できません。

工程③｜請求書の形に流し込む

請求書のテンプレートを1つ用意し、請求先を指定すると該当データが表示される、という形にします。毎月ゼロから作るのではなく、決まった形に流し込むという考え方です。

この工程を自動化すると、時間が減るだけでなく入力ミスも減ります。手入力する箇所が少ないほど、打ち間違いの余地がなくなるためです。金額の転記ミスは信用に関わるため、ここは効果が大きい部分です。

工程④｜PDF化して送る

PDF化と送付は、技術的には自動化しやすい工程です。

ただし、送付先を間違えたときの影響が大きい工程でもあります。他社の請求書を誤って送ってしまうと、金額や取引内容が外部に出ることになります。ここは自動化せず、人が宛先を確認してから送る、という判断も十分に合理的です。

どこから着手すべきか

着手するなら工程①からです。

元データが散らばったままでは、②〜④をどれだけ自動化しても、結局「データを集める」手作業が毎月残ります。逆に①さえ整っていれば、②③は関数の範囲で対応できることが多く、効果もすぐ出ます。

そもそも自分の作業が自動化できるものかを見極める方法は、エクセルで自動化できること・できないことで解説しています。

作るのが難しければAIに任せる

抽出の関数やテンプレートへの反映を自分で組むのが難しい場合、実装はAIに任せられます。「この表から、指定した取引先の当月分だけを抜き出したい」と言葉で説明できれば十分です。

依頼の仕方は、ChatGPTでスプレッドシート関数を作る方法で解説しています。

請求書の自動作成に関するよくある質問

ここでは、請求書の自動化についてよくある疑問へ答えます。

• 専用の請求書サービスを使った方がよいですか？
• インボイス制度の要件は満たせますか？
• 取引先ごとに書式が違う場合はどうすればよいですか？

専用の請求書サービスを使った方がよいですか？

発行件数が多い、入金消込まで一元管理したいといった場合は、専用サービスの方が向いています。件数が限られていて、既にExcelで運用できているなら、まずは工程を分けて手作業を減らす方が着手しやすいはずです。

インボイス制度の要件は満たせますか？

記載要件や税務上の取り扱いは、この記事の範囲では扱っていません。自社の請求書が要件を満たしているかは、税理士等の専門家に確認してください。

取引先ごとに書式が違う場合はどうすればよいですか？

指定書式が数社だけなら、その分はテンプレートを分けて用意するのが現実的です。全社分を1つの仕組みで賄おうとすると複雑になりすぎるため、共通部分だけ自動化し、例外は手作業で残すという割り切りも有効です。

まとめ｜元データを1か所にまとめるところから

請求書作成の自動化は、いきなり全自動を目指さず、データを集める・請求先ごとに絞る・テンプレートに流し込む・PDF化して送る、の4工程に分けて考えてください。

着手するのは工程①、元データを1か所にまとめるところからです。ここさえ整えば、残りの工程は関数の範囲で十分に減らせます。