経費精算表の作り方｜領収書管理と月次集計までのスプレッドシート活用

経費精算を、領収書の束とメモ書きだけで管理していると、「この領収書は何の経費だったか」「もう精算したかどうか」を確認するだけで時間がかかってしまいます。スタッフが増えるほど、申請漏れや二重申請のリスクも大きくなります。

この記事では、経費精算をスプレッドシートで管理する作り方を、必要な項目の決め方から、領収書の証跡管理、簡易的な承認フロー、月次集計まで解説します。

経費精算表が必要になる理由

経費精算を個々の領収書やメモで管理していると、次のような困りごとが起こりがちです。

• どの経費がすでに精算済みで、どれが未精算か一覧できない
• 同じ経費を誤って二重に申請してしまう
• 月末に領収書を1枚ずつ確認しながら集計しており、時間がかかる

これらは、経費を1件ずつ個別に管理していることが原因です。すべての経費を1つの表にまとめることで、申請状況と精算状況を一目で確認できるようになります。

経費精算表に必要な基本項目

経費精算表には、最低限、次の項目を用意しておくと管理しやすくなります。

• 申請日
• 支払日
• 経費区分
• 金額
• 内容・用途
• 支払方法（現金・カード等）
• 領収書の有無
• 確認欄（精算済みかどうか）

この8項目があれば、「いつ・何のために・いくら使い、領収書はあるか、精算は済んだか」を1行で確認できるようになります。まずはこの基本項目だけの表を作り、必要に応じて項目を追加していく形で問題ありません。

経費区分をあらかじめ統一しておく

「交通費」「消耗品費」「会議費」といった経費区分は、人によって表記がばらつきがちです。次のような工夫で統一しておくと、後の集計がしやすくなります。

• よく使う経費区分をあらかじめリストアップしておく
• 入力規則（プルダウン）を設定し、決まった選択肢からしか選べないようにする

なお、ある支出をどの区分に分類すべきか、何が経費として認められるかといった税務上の細かい判断は、この記事の範囲では扱いません。判断に迷う場合は、税理士等の専門家に確認してください。

領収書の証跡を管理する

経費精算表と領収書が紐づいていないと、後から「この行の領収書はどれか」を探すのに時間がかかります。次のような運用で対応できます。

• 領収書をスマートフォンで撮影し、クラウドストレージに保存する
• 各申請に固定の管理番号を付け、領収書ファイル名にも同じ番号を含める（並び替えで変わる行番号は識別子にしない）

ここでの画像保存は、領収書を探しやすくするための整理方法です。撮影しただけで紙の原本を廃棄してよいとは限りません。紙に代えて電子データを保存する場合は、国税庁のスキャナ保存の案内で要件を確認し、社内の保存ルールに従ってください。

クラウドストレージでの領収書の保存・共有については、取り扱う情報の性質上、安全な使い方を確認しておくことをおすすめします。詳しくは中小企業のファイル共有セキュリティで解説しています。

簡易的な承認フローを作る

複数人で経費精算表を使う場合、次のようなシンプルな承認フローを作っておくと、確認漏れを防ぎやすくなります。

• 申請者が入力する列（申請日、経費区分、金額、内容、領収書の有無）
• 確認者だけが入力する列（確認日、確認者名）

高度な承認システムを導入しなくても、列を分けるだけで「誰が申請し、誰が確認したか」が明確になります。

月ごとに自動で集計する

経費精算表がたまってくると、月ごと・経費区分ごとの集計もしたくなります。関数を使えば、次のような集計を自動化できます。

• 月ごとの経費合計
• 経費区分ごとの合計（交通費がいくら、消耗品費がいくら、など）

これらを手作業で集計し直す必要がなくなり、支出の傾向も把握しやすくなります。

関数作成にAIを活用する場合の考え方

月ごとの集計関数を自分で組むのが難しい場合、AIに作り方を聞くという選択肢もあります。「やりたいこと」を文章で伝えるだけで、必要な数式を提案してもらえます。

ただし、経費精算表を作るうえで、全部をAI化する必要はありません。関数作成など、自分で組むのが難しい一部の場面でだけAIを使えば十分です。具体的な依頼の仕方は、ChatGPTでスプレッドシート関数を作る方法で紹介しています。

経費精算表に関するよくある質問

ここでは、経費精算表を作るときによくある疑問へ答えます。

• 会計ソフトを使っている場合でも、この管理表は必要ですか？
• 何が経費にできるかは、どう判断すればよいですか？
• 領収書がない場合はどうすればよいですか？

会計ソフトを使っている場合でも、この管理表は必要ですか？

会計ソフトで経費精算まで管理できる場合は、そちらを主に使って問題ありません。この記事で紹介した考え方は、会計ソフトを導入する前や、簡易的な管理で十分な事業規模の方に向けています。

何が経費にできるかは、どう判断すればよいですか？

事業の状況や支出の内容によって判断が分かれるため、この記事の範囲では扱いません。判断に迷う場合は、税理士等の専門家に確認してください。

領収書がない場合はどうすればよいですか？

領収書がない支出の扱いも、税務上の取り扱いに関わるため、この記事の範囲では扱いません。個別の状況については、税理士等の専門家に確認してください。

まとめ｜まずは申請項目を統一することから

経費精算表は、最初から高度な集計を目指す必要はありません。まずは申請日・経費区分・金額・領収書の有無という基本項目を統一するところから始め、慣れてきたら承認フローや集計の関数を追加していけば十分です。

同じような考え方は、請求書管理表の作り方でも紹介しています。これらは、中小企業のDXは何から始める？で紹介した「小さく・すぐ効く・全員が使う」という考え方の一例でもあります。まずは自社の経費精算を、スプレッドシートに置き換えるところから試してみてください。

ExcelとGoogleスプレッドシートのどちらで作るか迷う場合は、ExcelとGoogleスプレッドシートの違いで判断軸を紹介しています。